10 claus perquè el teu esdeveniment tingui èxit

10 claus perquè el teu esdeveniment tingui èxit
12 de març de 2017 coespai

Has d’organitzar un esdeveniment i no saps per on començar? Els nostres coworkers d’ UNDATIA, i en concret Paula Lasheras, et dona 10 claus que des de consultoria de comunicació executen a cada un dels esdeveniments que organitzen.

Sigui pel motiu que sigui, hi ha uns elements comuns en tots els esdeveniments que hauràs de tenir en compte perquè tingui èxit:

1. Comença amb bon llistat de proveïdors

Càtering, tècnics de so, hostesses, florista, fotògraf, impremta, músics… Assegura’t de tenir una bona base de dades dels diferents proveïdors que pots necessitar per al teu esdeveniment.

A mesura que vagis fent esdeveniments coneixeràs quins són els que millor s’adapten a les teves necessitats i amb quins hi pots confiar més. Tot i això, cal tenir una alternativa de cada tipus de proveïdor que necessitis per si salta l’alarma o hi ha algun imprevist.

2. Defineix un equip complert i els rols dels seus integrants

Durant el plantejament de l’esdeveniment, és important crear des de l’inici un equip complert que contempli tots els perfils professionals que puguis necessitar i que cada un tingui molt clares les seves funcions durant la preparació de l’esdeveniment com també durant la realització. Cada equip varia segons les necessitats i requeriments de l’esdeveniment. Us plantegem un exemple d’equip d’esdeveniments:

– Cap de comunicació: definirà l’objectiu de l’esdeveniment. Serà l’encarregat de tot el contingut que pugui generar l’esdeveniment i el material de comunicació. Tindrà la relació directe amb els periodistes, els VIPS o influencers assistents.

– Cap d’animació: que s’encarregarà de coordinar les hostesses, cambrers i guarda-roba.

– Cap de sala: que s’encarregarà d’atendre els proveïdors i de tot el que passi dins de l’espai on s’organitza l’acte.

– Cap d’assistència: s’encarregarà de gestionar l’enviament de les invitacions i de fer i actualitzar la base de dades dels convidats.

No podem perdre la visió de la presidència en tot moment. Ha de tenir els detalls de l’esdeveniment i estar segur durant l’esdeveniment del qual en serà l’amfitrió. Per aquest motiu, tot i que la presidència no sigui un element clau en l’execució tècnica, pot aporta

r apreciacions i observacions que cal tenir en compte.

3. Redacta un guió i una escaleta

Tenir molt marcat el guió i pactar-lo, sobretot, amb l’organització i totes les persones que hagin d’anar a l’escenari. Fer-los arribar l’escaleta de l’esdeveniment i explicar-los per on pujaran a l’escenari, en quin moment, etc, és bàsic per orientar-los.

El guió marcarà tot l’esdeveniment incloent les paraules del presentador o moderador, mentre que l’escaleta es caracteritza per comptar amb tots els timmings i explicar d’una manera molt tècnica què passa en cada moment i quins són els passos que ha de fer cada membre de l’equip organitzador.

4. Tria un bon escenari

Un cop l’hagis triat, ja no hi haurà marxa enrere. Per aquest motiu la seva elecció és clau per marcar el tipus d’esdeveniment i el seu format. Un auditori, un teatre, una sala d’actes, un restaurant, un pati, etc; són els formats més tradicionals.

Per altra banda, estan augmentant els escenaris innovadors com espais naturals, trens, aeroports o fins i tot antigues fàbriques. Una nova tendència és llogar un espai a partir de la plataforma Airbnb, on podràs trobar espais nous i originals que segurament abans no s’hagin utilitzat per esdeveniments.

Esdeveniment #TheGrandJourney de Bombay Sapphire, celebrat en un tren.

5. Coordinació entre l’equip intern en tot moment

Tots els membres de l’equip han d’estar coordinats amb la resta. És molt important que cada un tingui molt clares les seves funcions i les realitzi, però sempre de forma coordinada amb la resta de membres per tal d’anar informant sobre les actualitats i saber com avancen tots els temes de l’acte.

6. No perdis de vista els VIPS, els influencers i la premsa.

La visibilitat dels esdeveniments augmenta si hi assisteixen personalitats. Per aquest motiu, la relació amb les institucions perquè vinguin figures públiques i la relació amb empreses privades o personalitats és una tasca més en un esdeveniment.

Per altra banda, l’assistència de la premsa és clau per la difusió de l’esdeveniment. A part de la convocatòria de periodistes i influencers, també és convenient convidar a l’acte persones rellevants en el món de la comunicació per estrènyer el vincle amb l’entitat organitzadora.

7. Programa els comunicats de premsa i missatges de les xarxes socials.

La redacció de la nota i la convocatòria de premsa són part rellevant per informar de l’acte i donar-li la màxima difusió a través dels mitjans de comunicació.

L’estratègia de gabinet de premsa sol diferenciar-se en el procés previ a l’esdeveniment, que és clau per atraure l’atenció dels periodistes; i el procés del mateix dia de l’acte, en què recomanem fer un recordatori als periodistes i enviar una nota informativa anticipadament, perquè puguin tractar la informació amb previsió, sobretot si aquest se celebra el vespre.

Pel que fa a les xarxes socials, tot el que es pugui retransmetre en directe de l’acte (Facebook Live, Periscope, Instagram Stories…), donarà valor afegit. A més a més, pots tenir programats diverses publicacions que t’ajudin a descarregar feina durant l’esdeveniment.

8. Sitting: saps què és la taula de pànic?

En el cas en què l’esdeveniment tingui un format amb taules, sempre hi haurà la dificultat de fer el sitting. El que primer has de saber és que el protocol marca els amfitrions i les principals autoritats. A partir d’aquí ja podràs fer la resta de taules, que comporta les dues principals dificultats:

– Distribuir els convidats de manera equitativa tenint en compte les seves relacions personals i els seus interessos.

– Estar pendent de la llista de convidats fins a l’últim moment. En aquest cas, et recomanem comptar amb la que nosaltres anomenem taula de pànic. És una taula que no té cap convidat associat per a tenir marge i col·locar a la gent que vingui a última hora, de manera que resols qualsevol imprevist amb el sitting.

9. Anticipa el dia D.

La logística d’un esdeveniment és complexa i no és gens recomanable deixar tasques que es puguin fer abans pel mateix dia de la celebració. Un dels exercicis que es pot fer per evitar això és marcar-se el dia anterior com si ja fos el dia de l’acte, de manera que el dia D només sigui per executar el que toca més imprevistos.

10. Que la sort t’acompanyi!

Si has complert tots els passos anteriors ja hi tens molt de guanyat. Només ens queda desitjar-te sort. Esperem que faci bon temps, que vingui tothom, que els mitjans de comunicació hi assisteixin, que no hi hagi cap accident i que l’esdeveniment sigui tot un èxit!

 

Undatia ens dona les claus per un esdeveniment d'èxit

Undatia ens dona les claus per un esdeveniment d’èxit

Comments (0)

Leave a reply

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

*